Главная 16 Полезные новости 16 Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек?

Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек?

Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек?

Как опломбировать журнал учета трудовых книжек — актуальный вопрос для кадровых работников. Зачем нужен данный журнал, с какой целью его защищают пломбой и каким образом это сделать — пойдет речь в настоящей статье.

Законодательное урегулирование правил ведения, подшивки, скрепления печатью и опломбирования журналов учета трудовых книжек

Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек?

Трудовая книжка — важнейший документ, который обязан вести работодатель или уполномоченное им лицо. Основные сведения, которые в ней содержатся, — информация о трудовой деятельности конкретного работника, а также его стаже (ст. 66 ТК РФ).

Для того чтобы унифицировать все бланки трудовых книжек, которые используются в Российской Федерации, создана единая форма, утвержденная постановлением Правительства РФ О трудовых книжках от 16.04.2003 № 225.

Этим же постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек (далее по тексту — Правила). В п. 40 Правил содержится указание о необходимости учета как бланков трудовых книжек, так и движения уже заполненных трудовых книжек.

Для учета трудовых книжек и бланков законодатель предусмотрел специальные книги, которые изготавливаются по формам, утвержденным постановлениями Минтруда РФ. В кадровых подразделениях такие книги называют просто журналы учета, то есть по факту журнал и книга — равнозначные понятия.

Между тем правильнее использовать термин книга, поскольку именно это понятие предусмотрел законодатель.

Реализуя требования Правил о необходимости утверждения форм журналов учета трудовых книжек, Минтруд РФ в постановлении Об утверждении Инструкции… от 10.10.2003 № 69 утвердил формы:

  • приходно-расходной книги учета бланков трудовых книжек;Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек?
  • книги учета движения трудовых книжек.




Целью ведения первой книги (журнала) является учет бланков трудовых книжек, а второй — регистрация всех поступающих от работников трудовых книжек (если работники ранее работали в иных организациях), регистрация выданных работникам при увольнении трудовых книжек, учет новых трудовых книжек, которые заполняются при приеме работников на работу впервые, а также дубликатов трудовых книжек.

Порядок подшивки, скрепления печатью и опломбированияжурналов содержится в Правилах, а ответственным за организацию их учета является работодатель (п. 45 Правил).

Каким образом производится надлежащее заверение журналов учета трудовых книжек

Оба журнала (по учету бланков трудовых книжек и учету движения книжек) заверяются одинаково. П. 41 Правил предусматривает, что данные журналы:

  • нумеруются;
  • прошнуровываются;
  • заверяются подписью работодателя (при наличии таковой);
  • скрепляются сургучной печатью либо опломбировываются.

Таким образом, законодатель предусмотрел 2 способа приведения журналов в надлежаще заверенный вид: либо возможность использования сургучной печати, либо опломбирование. Выбор одного из них зависит от волеизъявления работодателя.

Ниже будут рассмотрены оба способа.

ДЛЯ СВЕДЕНИЯ! Невыполнение требований п. 41 Правил (о нумерации, прошивке, заверении и скреплении печатью либо опломбировании журналов учета) может повлечь привлечение организации, ее должностных лиц, а также ИП к административной ответственности по ст.

5.27 КоАП РФ.

Опломбирование журналов учета трудовых книжек

Правила не содержат указания о том, каким образом необходимо производить опломбирование журналов учета. Зачастую это вызывает разногласия у кадровых работников.

Существует, однако, межгосударственный стандарт ГОСТ 31282-2004 (введен в действие приказом Ростехрегулирования от 16.06.2005 № 158-ст), посвященный пломбировочным устройствам. Согласно п. 3.1 данного стандарта пломбировочное устройство должно:




  • быть персонально идентифицируемым;
  • защищать объект опломбирования;
  • идентифицировать вмешательство в целостность пломбы;
  • сдерживать возможность проникновения.

В ГОСТе также приводятся различные типы пломб, в частности пленочная пломба, которая лучше всего подходит для опломбирования журналов учета трудовых книжек, обладает всеми необходимыми характеристиками, указанными выше, имеет номер и графу, в которой обязательно должна быть указана дата опломбирования.

Целесообразно вести журнал учета пломб, обязательность ведения которого может быть утверждена приказом руководителя организации. Об этом указано и в приложении А к приведенному ГОСТу, которое носит рекомендательный характер.

Сургучная печать на журналах учета трудовых книжек

Вместо опломбирования журналов учета возможно использование сургучной печати. Она изготавливается из воска, что позволяет сохранить целостность скрепляемого печатью документа.

ДЛЯ СВЕДЕНИЯ! Опломбирование предпочтительнее, нежели использование сургучной печати. Это связано с длительным сроком хранения журналов учета трудовых книжек (75 лет, что предусмотрено п.

695 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558), а также с тем, что воск имеет свойство рассыпаться со временем.

Каких-либо законодательно установленных требований к сургучной печати не существует, а значит, ее форма, а также данные, указанные на ее поверхности, могут быть произвольными.

В то же время, чтобы ввести в действие сургучную печать в организации или у ИП, необходимо ее утвердить. В первую очередь руководителю организации следует издать приказ об утверждении эскиза печати.

В приказе должно содержаться требование об отражении на печати реквизитов (в частности, ИНН, ОГРН и название организации либо сведения об ИП). Кроме того, в приказе необходимо указать ответственного за изготовление печати.




Второй приказ, который потребуется издать руководителю, — о введении печати в действие. Здесь указываются, в частности:

  • дата введения;
  • место, где будет храниться печать;
  • лица, которые имеют право ее использовать;
  • список кадровых и иных документов, которые будут скрепляться данной печатью;
  • лицо, осуществляющее контроль за исполнением приказа.

Также присутствует графа об ознакомлении перечисленных лиц с текстом приказа.

После того как приказы изданы и печать изготовлена, журналы учета можно надлежащим образом скрепить.

Выбор способа скрепления журналов учета трудовых книжек и их бланков остается за руководителем организации, однако предпочтительным, с учетом длительности хранения журналов учета, является опломбирование.

О admin

x

Check Also

Пример разделения рабочего дня на части

Пример разделения рабочего дня на части Разделение рабочего дня на части — мера, к которой прибегает работодатель в том случае, если в течение суток труд работника требуется лишь время от ...

Пример обоснования премии сотруднику организации

Пример обоснования премии сотруднику организации Обоснование премии сотруднику — пример правильной формулировки вы найдете в статье ниже. Также вы узнаете, каково его значение, в чем смысл и какие последствия для ...

Пример негаторного иска — что это такое, из судебной практики, образец заявления, заполненный

Как выглядит пример негаторного иска в 2017 году В российском законодательстве предусмотрена защита прав законного владельца имущества. Одним из вариантов защиты вещных прав выступает подача негаторного иска. Как правильно оформить ...

Пример заявления об увольнении по собственному желанию: как написать, бланк, образец заявления, Таков Закон

Пример заявления об увольнении по собственному желанию – как написать? Рассмотрим подробнее процедуру увольнения по желанию работника, ее основные этапы; проанализируем пример заявления об увольнении по собственному желанию, а также ...

Пример заполнения и срок сдачи РСВ за 1 квартал

Пример заполнения и срок сдачи РСВ за 1 квартал 2018 года Что включается в единый расчет по страховым взносам? Единый расчет по взносам сдают в ФНС хозяйствующие субъекты, которые: осуществили ...

Пример заполнения декларации по экологическому сбору

Пример заполнения декларации по экологическому сбору Экологический сбор — декларация по нему ежегодно подается в Росприроднадзор — платится производителями и импортерами (в ряде случаев потребителями) определенных категорий товаров. Изучим то, ...

Применение процедуры медиации в арбитражном процессе

Применение процедуры медиации в арбитражном процессе Медиация в арбитражном процессе представляет собой альтернативный судебному способ разрешения спора и выбирается участниками с целью разрешить возникшие противоречия. Процедура носит сугубо добровольный характер ...

Применение насилия в отношении медиков может обойтись 10 годами тюрьмы

Применение насилия в отношении медиков может обойтись 10 годами тюрьмы Группа депутатов Госдумы от фракции Справедливая Россия под руководством Андрея Крутова выступила с инициативой о предоставлении сотрудникам бригад скорой медицинской ...

Приложения к исковому заявлению в арбитражный суд

Приложения к исковому заявлению в арбитражный суд Документы к исковому заявлению в арбитражный суд Согласно части 2 статьи 125 АПК РФ обязательным требованием является приложение к иску документов, примерный список ...

Приложение к бухгалтерскому балансу — бланк по форме 5

Приложение к бухгалтерскому балансу — бланк по форме 5 Зачем нужно приложение 5 к бухгалтерскому балансу и кто должен его составлять? Из чего состоит форма 5 к бухгалтерскому балансу? Приложение ...

Приказы по основной деятельности — это какие приказы?

Приказы по основной деятельности — это какие приказы? Приказы по основной деятельности — это какие приказы, из какой классификации вытекает подобное деление распорядительной деятельности компании, кто отвечает за их составление ...

Приказное производство в гражданском процессе

Приказное производство в гражданском процессе Приказное производство — это способ осуществления судьями правосудия по ограниченному (утвержденному процессуальным законодательством) кругу дел. О том, как осуществляется приказное производство, по каким делам оно ...

Приказ юридического лица о наделении филиала имуществом

Приказ юридического лица о наделении филиала имуществом Приказ о наделении филиала имуществом — это один из внутренних распорядительных документов организации, имеющей в своей структуре территориально удаленные подразделения. О том, как ...

Приказ по выговору за нарушение трудовой дисциплины

Выговор за нарушение трудовой дисциплины — образец приказа Выговор за нарушение трудовой дисциплины — образец приказа можно найти на нашем ресурсе — довольно часто применяется в компаниях по отношению к ...

Приказ об утверждении учетной политики организации

Приказ об утверждении учетной политики организации Особенности приказа об учетной политике организации Учетная политика (далее — УП) представляет собой свод правил и требований по бухгалтерскому и налоговому учету, применяемых в ...

Приказ об отзыве работника из отпуска — образец, сотрудника, бланк, по производственной необходимости

Как составить приказ об отзыве работника из отпуска в 2017 году Одно из основных прав работника при оформлении официального трудоустройства помимо заработной платы право на отпуск. При этом алгоритм оформления ...

Рейтинг@Mail.ru