Главная 16 Юрист1 16 Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек?

Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек?

Как опломбировать журнал учета трудовых книжек — актуальный вопрос для кадровых работников. Зачем нужен данный журнал, с какой целью его защищают пломбой и каким образом это сделать — пойдет речь в настоящей статье.

Законодательное урегулирование правил ведения, подшивки, скрепления печатью и опломбирования журналов учета трудовых книжек

Трудовая книжка — важнейший документ, который обязан вести работодатель или уполномоченное им лицо. Основные сведения, которые в ней содержатся, — информация о трудовой деятельности конкретного работника, а также его стаже (ст. 66 ТК РФ).

Для того чтобы унифицировать все бланки трудовых книжек, которые используются в Российской Федерации, создана единая форма, утвержденная постановлением Правительства РФ О трудовых книжках от 16.04.2003 № 225.

Этим же постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек (далее по тексту — Правила). В п. 40 Правил содержится указание о необходимости учета как бланков трудовых книжек, так и движения уже заполненных трудовых книжек.

Для учета трудовых книжек и бланков законодатель предусмотрел специальные книги, которые изготавливаются по формам, утвержденным постановлениями Минтруда РФ. В кадровых подразделениях такие книги называют просто журналы учета, то есть по факту журнал и книга — равнозначные понятия.

Между тем правильнее использовать термин книга, поскольку именно это понятие предусмотрел законодатель.

Реализуя требования Правил о необходимости утверждения форм журналов учета трудовых книжек, Минтруд РФ в постановлении Об утверждении Инструкции… от 10.10.2003 № 69 утвердил формы:

  • приходно-расходной книги учета бланков трудовых книжек;
  • книги учета движения трудовых книжек.

Целью ведения первой книги (журнала) является учет бланков трудовых книжек, а второй — регистрация всех поступающих от работников трудовых книжек (если работники ранее работали в иных организациях), регистрация выданных работникам при увольнении трудовых книжек, учет новых трудовых книжек, которые заполняются при приеме работников на работу впервые, а также дубликатов трудовых книжек.

Порядок подшивки, скрепления печатью и опломбированияжурналов содержится в Правилах, а ответственным за организацию их учета является работодатель (п. 45 Правил).

Каким образом производится надлежащее заверение журналов учета трудовых книжек

Оба журнала (по учету бланков трудовых книжек и учету движения книжек) заверяются одинаково. П. 41 Правил предусматривает, что данные журналы:

  • нумеруются;
  • прошнуровываются;
  • заверяются подписью работодателя (при наличии таковой);
  • скрепляются сургучной печатью либо опломбировываются.

Таким образом, законодатель предусмотрел 2 способа приведения журналов в надлежаще заверенный вид: либо возможность использования сургучной печати, либо опломбирование. Выбор одного из них зависит от волеизъявления работодателя.

Ниже будут рассмотрены оба способа.

ДЛЯ СВЕДЕНИЯ! Невыполнение требований п. 41 Правил (о нумерации, прошивке, заверении и скреплении печатью либо опломбировании журналов учета) может повлечь привлечение организации, ее должностных лиц, а также ИП к административной ответственности по ст.

5.27 КоАП РФ.

Опломбирование журналов учета трудовых книжек

Правила не содержат указания о том, каким образом необходимо производить опломбирование журналов учета. Зачастую это вызывает разногласия у кадровых работников.

Существует, однако, межгосударственный стандарт ГОСТ 31282-2004 (введен в действие приказом Ростехрегулирования от 16.06.2005 № 158-ст), посвященный пломбировочным устройствам. Согласно п. 3.1 данного стандарта пломбировочное устройство должно:

  • быть персонально идентифицируемым;
  • защищать объект опломбирования;
  • идентифицировать вмешательство в целостность пломбы;
  • сдерживать возможность проникновения.

В ГОСТе также приводятся различные типы пломб, в частности пленочная пломба, которая лучше всего подходит для опломбирования журналов учета трудовых книжек, обладает всеми необходимыми характеристиками, указанными выше, имеет номер и графу, в которой обязательно должна быть указана дата опломбирования.

Целесообразно вести журнал учета пломб, обязательность ведения которого может быть утверждена приказом руководителя организации. Об этом указано и в приложении А к приведенному ГОСТу, которое носит рекомендательный характер.

Сургучная печать на журналах учета трудовых книжек

Вместо опломбирования журналов учета возможно использование сургучной печати. Она изготавливается из воска, что позволяет сохранить целостность скрепляемого печатью документа.

ДЛЯ СВЕДЕНИЯ! Опломбирование предпочтительнее, нежели использование сургучной печати. Это связано с длительным сроком хранения журналов учета трудовых книжек (75 лет, что предусмотрено п.

695 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558), а также с тем, что воск имеет свойство рассыпаться со временем.

Каких-либо законодательно установленных требований к сургучной печати не существует, а значит, ее форма, а также данные, указанные на ее поверхности, могут быть произвольными.

В то же время, чтобы ввести в действие сургучную печать в организации или у ИП, необходимо ее утвердить. В первую очередь руководителю организации следует издать приказ об утверждении эскиза печати.

В приказе должно содержаться требование об отражении на печати реквизитов (в частности, ИНН, ОГРН и название организации либо сведения об ИП). Кроме того, в приказе необходимо указать ответственного за изготовление печати.

Второй приказ, который потребуется издать руководителю, — о введении печати в действие. Здесь указываются, в частности:

  • дата введения;
  • место, где будет храниться печать;
  • лица, которые имеют право ее использовать;
  • список кадровых и иных документов, которые будут скрепляться данной печатью;
  • лицо, осуществляющее контроль за исполнением приказа.

Также присутствует графа об ознакомлении перечисленных лиц с текстом приказа.

После того как приказы изданы и печать изготовлена, журналы учета можно надлежащим образом скрепить.

Выбор способа скрепления журналов учета трудовых книжек и их бланков остается за руководителем организации, однако предпочтительным, с учетом длительности хранения журналов учета, является опломбирование.

О admin

x

Check Also

Что такое СНИЛС, как он выглядит, расшифровка СНИЛС

У каждого россиянина имеются в наличии определенный набор документов, призванных подтвердить/удостоверить личность, содержащих необходимую информацию, касающуюся непосредственно конкретного лица. В число таковых входит и СНИЛС. Что такое СНИЛС, как он ...

Социальные пособия и выплаты многодетным семьям единовременные и ежемесячные пособия, размер и расчет, документы, условия и порядок получения

Воспитывать детей ныне сложно и накладно, особенно если их много. Потому государство принимается ряд мер по поддержке семей, воспитывающих несколько деток. Преференции им предоставляются на различных уровнях: федеральном и региональном. ...

Юрист Курбанова Дина Альфредовна

Образование Казанский (Приволжский) федеральный университет, Казань (2009-2015 г.) Юридический факультет, специальность — юрист, специализация гражданско- правовая. Опыт работы: Март 2018 — по настоящее время Федеральная служба по надзору в сфере ...

Экспертиза проектной документации — что это и как пройти?

Экспертиза проектной документации — одна из первых стадий процесса капитального строительства или реконструкции. О том, как подготовиться и пройти экспертизу, что делать, если экспертное заключение оказалось отрицательным, и иных вопросах, ...

Юридическая помощь во время расторжения брака: тонкости бракоразводного процесса

Юридическая помощь во время расторжения брака: тонкости бракоразводного процесса Через какие органы можно провести развод, какие причины указывает юрист при составлении искового заявления, какова роль юриста при решении вопросов развода ...

Юридическое лицо — это

Понятие юридическое лицо встречается в самых разных жизненных ситуациях. Что означает данный термин? Юридические лица в РФ По российским законам, юридическое лицо – это компания, имеющая собственное имущество и прошедшая ...

Штраф за просроченный паспорт: каков размер штрафа за старый паспорт?

Штраф за просроченный паспорт предусмотрен законодательством РФ в качестве меры, призванной стимулировать граждан более добросовестно относиться к документу, удостоверяющему личность. О том, какое наказание может вам грозить за просрочку замены ...

Штраф за отсутствие прописки

При переезде на новую жилую площадь гражданин обязан проставить штамп о регистрации. Такое требование связано не только с контролем заселения, но и в связи с необходимостью начисления оплаты коммунальных услуг, ...

Справка о том, что не получал единовременное пособие при рождении ребенка: образец и правила оформления

При рождении ребенка государство выплачивает одному из родителей единовременно денежную сумму, которая устанавливается отдельными нормативными актами. Но для ее получения необходимо предоставить справку, что второй из супругов не получил такую ...

ЯрскГрад — общество — Минимальная пенсия в России с 1 января года по регионам таблица: Повышение военных пенсий, на сколько процентов

Минимальная пенсия в России с 1 января 2018 года по регионам таблица: Повышение военных пенсий, на сколько процентов // 21.10.2017 Многие российские пенсионеры надеются на то, что государство все же ...

Электронный паспорт будут выдавать с г

Но 76 процентов, тем не менее, уверены, что электронное удостоверение личности очень удобно. В нём будут храниться паспортные данные, полис ОМС, водительское удостоверение, трудовая книжка и ИНН, электронная квалифицированная подпись. ...

Юридическая консультация по разводу и разделу имущества бесплатно

В редких случаях развод бывает ожидаемым событием. Супруги находятся в тяжёлом эмоциональном состоянии. Своевременная консультация юриста по семейным спорам, в частности разводам, может выполнять не только роль юридической помощи, но ...

Юриспруденция, право — Прекращение брака — скачать бесплатно

1. ПОРЯДОК РАСТОРЖЕНИЯ БРАКА. 4 2. РАСТОРЖЕНИЕ БРАКА В ОРГАНАХ ЗАГСА 8 2. 1. Расторжение брака по заявлению обоих супругов. 8 2. 2. Расторжение брака по заявлению одного из супругов. ...

Штраф за отсутствие страховки ОСАГО, новые правила

Наличие обязательной автостраховки и штраф за отсутствие страховки ОСАГО в 2018 году – больная тема для многих водителей. Некоторые и вовсе пренебрегают законом, нарушают порядок и ездят без заветного полиса. ...

Электронный паспорт будут выдавать с г

Но 76 процентов, тем не менее, уверены, что электронное удостоверение личности очень удобно. В нём будут храниться паспортные данные, полис ОМС, водительское удостоверение, трудовая книжка и ИНН, электронная квалифицированная подпись. ...

Увольнение во время больничного: можно ли уволиться

Уволиться, находясь на больничном, можно только по собственной инициативе. Если увольнение на больничном происходит по решению работодателя (основание прогул в течение болезни, увольнение по сокращению штата и т.п.), его действия ...

Рейтинг@Mail.ru